EuroApteka, 19.08.99

Odczyt faktury z dyskietki
  1. Program EuroApteka umożliwia odczyt faktur zapisanych na dyskietkach w standardzie “Farma”. Operacja ta jest dostępna w oknie listy dokumentów zakupu (Zakupy -> Dokumenty zakupu). Można ją uruchomić wybierając pozycję Odczyt z menu Plik lub menu kontekstowego okna listy. Operacja dostępna jest także poprzez naciśnięcie odpowiedniego przycisku na pasku narzędzi znajdującym się w górnej części okna.

    2. Po uruchomieniu operacji ukaże się okno dialogowe w którym należy wskazać plik z fakturą do odczytu. Po wyszukaniu odpowiedniego pliku należy potwierdzić jego wybór przez naciśnięcie przycisku Otwórz na dole okna.

  2. Po odczytaniu faktury zostanie otwarty formularz dokumentu zakupu zawierający odczytane dane odczytane z pliku. Naciśnięcie klawisza Enter lub przycisku OK na dole formularza spowoduje zapisanie faktury do rejestru dokumentów zakupu.

    3. UWAGA! Zapisanie dokumentu w rejestrze nie oznacza automatycznego wprowadzenia zakupionych artykułów do magazynu. Aby wprowadzić artykuły występujące na fakturze do magazynu należy wykonać dla dokumentu operację Zatwierdź.

    Przed zatwierdzeniem dokumentu użytkownik powinien dokonać weryfikacji danych zawartych zarówno w główce jak i w pozycjach dokumentu.

    W główce należy zweryfikować w szczególności daty wystawienia faktury, sprzedaży, płatności, sposób płatności a także wartość netto, brutto i VAT zaś w pozycjach należy przeprowadzić weryfikację występujących na nich artykułów.
  3. Często może wystąpić sytuacja, w której artykuł o kodzie zapisanym w fakturze nie został odnaleziony w kartotece artykułów programu. W tym wypadku w kartotece tworzone są artykuły tymczasowe. Takie artykuły posiadają status I , co jest widoczne na liście pozycji dokumentu. Pozycje takie należy zweryfikować. Operacja weryfikacji odczytanych z faktury artykułów to tzw. dopasowanie artykułów.
  4. Dopasowanie polega na próbie odnalezienia w kartotece artykułów leku występującego w pozycji faktury. Artykuł ten może się znajdować w kartotece a jedynie nie ma określonego kodu w słowniku kodów zastosowanym przez dostawcę faktury lub kod artykułu w fakturze został zapisany błędnie. W tej sytuacji należy w pozycji faktury zamienić artykuł tymczasowy na artykuł odpowiedni artykuł odnaleziony w kartotece.

W wypadku, gdy w kartotece nie odnaleziono artykułu należy przeprowadzić operację zatwierdzenia artykułu tymczasowego znajdującego się w pozycji faktury. Przed zatwierdzeniem artykułu tymczasowego należy uzupełnić jego definicję.

W celu dopasowania artykułu należy uruchomić operację Otwórz dla pozycji dokumentu sprzedaży, w których znajdują się artykuły ze statusem I. Na formularzu pozycji dokumentu zakupu znajduje się odnośnik do kartoteki artykułów, w którym w tym momencie znajdują się dane artykułu tymczasowego.

Następnie należy sprawdzić czy na liście artykułów znajduje się artykuł odpowiadający artykułowi tymczasowemu. W tym celu można na przykład posłużyć się operacją Filtruj wg wzorca z pola odnośnika (Ctrl+F lub odpowiednia pozycja z menu kontekstowego odnośnika).

W przypadku odnalezienia odpowiedniego artykułu należy wskazać go na liście i nacisnąć Enter co spowoduje wymianę artykułu w pozycji dokumentu zakupu i usunięcie artykułu tymczasowego z kartoteki. Jednocześnie definicja artykułu zostanie rozszerzona o kod występujący na fakturze. Umożliwi to odnalezienie artykułu jeśli w przyszłości ponownie pojawi się on na fakturze otrzymanej od dostawcy.

W przeciwnym razie należy na liście odnaleźć artykuł tymczasowy. Jeśli jest on lekiem należy uzupełnić definicję artykułu o niezbędne dane (limit, jednostka miary, kategorie, opakowania lekospisowe, ceny, kody) a następnie wykonać operację Zatwierdź dostępną w oknie listy artykułów. Spowoduje ona zmianę statusu artykułu.